シフト管理ツール

月間シフト表を作成

ひと月分のシフト表を作る画面です。
「自動作成」ボタンや、マウスの「右クリック」を使ってシフト表を作成します。

シフト管理画面


シフト管理ツール 画面の解説

①シフト表作成エリア

シフト表は「シフト管理」タブの赤枠内に作成します。
シフト表の上で「右クリック」すると、シフトの一覧が出てきます。
シフト管理画面

②表示変更エリア

シフト表の左上には、シフト表を見やすくするためのボタンが並んでいます。
シフト表を「標準スタイル」←→「記号スタイル」に切りかえたり、セルの幅を広げたりすることができます。

シフト管理の表示切替ボタン

③入力切替エリア

シフト表にはシフトのほかに、「勤務区分」や「希望メモ」を入力することができます。 
「勤務区分」や「希望メモ」を入力すると、「シフト入力」モードに戻ったときにマークがつくので便利です。
シフト管理ツールのメモ入力機能

「勤務区分」ボタンや「希望メモ」ボタンを押すと、入力モードが切り替わります。


④自動作成エリア

自動作成ボタン(シフト表の自動作成)を使うと、シフト表を自動で作成できます。

シフト管理ツールの自動作成ボタン

「月~祝、ALL」のボタンは、対象のセルをまとめて選択するためのボタンです。
たとえば、「木」ボタンを押すと、シフト表の中の「木曜日」のセルがすべて選択されます。
「ALL」ボタンを押すと、全てのセルが選択されます。

⑤統計・出力・印刷エリア

「統計ボタン」を押すと、これまでに割り振ったシフトの統計が表示されます。
「CSV出力ボタン」ではシフト表をそのままデータ出力できるのでエクセルで自由に加工することもできます。
「印刷ボタン」からは、シフト表の印刷プレビュー→印刷実行が行えます。

シフト管理ツールの統計&出力ボタン

⑥時間チャートの起動

 画面右上の「時間チャート」をクリックすると時間チャート画面が起動します。
 シフト表から日付をクリックすると、クリックした日付の時間チャート画面が起動します。

シフト管理ツール シフト表の作成

シフト表の作成.①シフトの入力

シフトの入力

シフト表のセルをクリックします。


シフトの入力

右クリックしてシフトメニューを呼び出します。


シフトの入力

シフトメニューから シフトをクリックします。


シフトの入力

セルにシフトが割り当てられます。


シフト表の作成.②シフトの削除

シフトを削除する方法は3つあります。

シフトメニューの「削除」で消す 

  • その1 ×ボタン
    シフトメニューの×ボタンを押します。


空白シフトを割り当てる 

  • その2 空白シフトを選択
    シフトメニューより空白を選んでもOKです。


キーボードのDelキーで削除

  • その3 Delキー
    キーボードのDelキー使うと連続で削除できます。


シフト表の作成.③範囲指定

セルを範囲指定で選択してまとめてシフトを入力する方法です。
並び合うスタッフさんや、一定の期間にまとめて同じシフトを入力したい時に便利です。

セルをドラッグ  

クリックしたまま、マウスをスライドします。


右クリック 

選択したセルの上で、右クリックします。


クリックでシフトを選択

▽午後  をクリックします。


入力完了 

▽午後  が割り当てられました。


シフト表の作成.④範囲指定でシフトコピー

コピーしたい範囲を選択 

コピーしたい範囲を選択します。


コピーしたい範囲を選択 

右クリックして、「シフトコピー」をクリックします。


コピーしたい範囲を選択 

コピー先のセルをクリックします。


コピーしたい範囲を選択 

右クリックして、「シフト貼付」をクリックします。


シフト表の作成.⑤とびとび選択

 シフト表で隣り合わないセル同士をまとめて選ぶ方法です。
 気になる個所をパッパッと選んで、まとめてシフトを入れたい時に便利です。

1つ目のセルをクリック 

1つ目のセルをクリックします。


キーボードのCtrlキーを押す 

キーボードのCtrlキーを押します。


次々とセルをクリック 

Ctrlキーを押したまま、セルをクリックします。


右クリックでシフト呼び出し 

選択セルの上で右クリックします。


シフトを選択

 〇  をクリックします。


シフト表の作成.⑥曜日指定

 ある曜日のすべてのセルに、同じシフトを割り当てることができます。
曜日によって全スタッフが同じシフト、というときに便利な機能です。

特定曜日のシフト入力

シフト表の上に曜日のボタンが並んでいます。


特定曜日のシフト入力

たとえば月曜日、「月」のボタンをクリックします。


特定曜日のシフト入力

すると、月曜日のセルがすべて選択されます。


特定曜日のシフト入力

選択セル(グレー)の上で右クリックしてシフトを入力します。


特定曜日のシフト入力

すべての月曜日に「  ○  」シフトが割り当てられました。


シフト表の作成.⑦イレギュラーなシフト

イレギュラーなシフト(登録されていないシフト)は、時刻を直接入力することができます。
時刻だけを入力することもできますし、シフトを入力した上で違う時刻に変更することもできます。
これは、シフトとしてカウントしたいけど、時刻がちょっと違う、という場合に利用します。
なお、入力した時刻をクリアするには、開始時刻と終了時刻に 00:00 を入力します。

シフトの時刻を直接入力

まずは見やすいようにセルの幅を広げておきます。


シフトの時刻を直接入力

入力したいセルを選択し、ダブルクリックします。


シフトの時刻を直接入力

すると時刻が入力できるようになります。


シフトの時刻を直接入力

勤務の開始時刻を終了時刻を入力して...


シフトの時刻を直接入力

休憩時間を入力するために「休」ボタンをクリックします。


シフトの時刻を直接入力

休憩時間を入力するウィンドウが表示されます。


シフトの時刻を直接入力

休憩の開始時刻と所要時間を入力して「OK」ボタンをクリックします。


シフトの時刻を直接入力

時刻が入力されました。


シフトの時刻を直接入力

他のシフトとの違いを見るために出勤簿画面を起動してみましょう。
「佐藤」さんをクリックして出勤簿画面を起動します。


シフトの時刻を直接入力

10 佐藤さんの出勤簿画面です。


シフトの時刻を直接入力

11 手入力された時刻は、出勤簿画面では太字で表示されます。


シフトの時刻を直接入力

12 シフトだけを入力されたものとの違いです。


シフトの時刻を直接入力

13 ちなみに、シフトとは違う時刻を入力することもできます。


シフト表の作成.⑧シフトと違う時間を入れるのってどんな時?

時間がちょっと違うけどシフトとして数えたい時に使います。
合計人数にはそのシフトとしてカウントされつつも、シフトとは違う時刻が入力できます。
入力の順は、シフトを入力してから、時刻を入力します。
入力の順序が逆(時刻→シフト)になると「入力のし直し」とみなされ、シフトの時刻にリセットされます。
なお、実働時間は、入力された時刻を正として計算されます。


シフト表の自動作成 シフト表の自動作成

シフト表の自動作成.①ローテーションの登録

まずはシフト表を自動作成するために、元となる「ローテーション」を登録します。
ローテーションの登録


シフト表の自動作成.②自動作成を実行

シフト管理ツールに戻り、自動作成ボタンをクリックすると、シフト表の自動作成が始まります。
シフト表の自動作成

シフト表の自動作成.③自動作成の完了

シフト表の自動作成は数秒で完了します。
自動作成が完了すると、登録した週間ローテーションがシフト表いっぱいに埋められます。
シフト表の自動作成

シフト表の自動作成.③範囲を指定してシフト表を自動作成する

セルを選んで部分的にシフトを自動作成することもできます。
その場合、シフトを入力する時に出てくるポップアップメニューの自動作成ボタン自動作成ボタン を使います。

 ▼ポップアップメニューの上部に自動作成ボタン がついています。
 シフトの入力

シフト表の自動作成.④シフト表を曜日でまとめて自動作成する

シフト表の特定の曜日を選んでシフトを自動で入力することもできます。
1.シフト表の上には、曜日を選択するボタンが並んでいます。

曜日選択
 
2.例えば、月曜日ボタン(月曜日) をクリックすると、月曜日がすべて選択されます。

曜日で選ぶ

3.あとは、グレーになったのセルの上で右クリックするとポップアップメニューが出てくるので、 自動作成ボタン自動作成ボタン をクリックすれば、月曜日にだけシフトが自動作成されます。

シフト表のマーク

シフト表のマーク.①勤務区分マークの入力

通常の勤務ではない場合、シフト表に「休暇」などをメモとして入力する機能です。
入力すると、シフト表にマークが残るので便利です。

1.入力モードを「勤務区分」に切り替えます。
勤務区分

2.シフト表の上で右クリックすると、勤務区分のリストが出現します。
勤務区分

3.例えば、休出を選択するとシフト表に半券チケットのような マークがつきます。
休出

4.「シフト入力」モードに戻しても マークは残ります。
半券マークが残ります
「ここに予定が入っているな」とマークを意識しながらシフト表を作成できます。

シフト表のマーク.②希望メモマークの入力

1. シフト表の入力モードを「希望メモ」に切り替えます。
希望メモ

2.セルをダブルクリックするとコメントが入力できるようになります。
希望メモ

3. 入力を終えると、マークがつきます。
希望メモ

4.マークは、「シフト入力」モードに切り替えても残ります。
希望メモ
「ここにはスタッフの希望がある」と意識しながら、シフトを組むことができます。

シフト表のマーク.③連勤6日超えマーク

シフトが連続して6日を超えて割り当てられた場合は、連勤7日目以降のセルにマークがつきます。
次の休みに到達すると、それ以降マークはつきません。

連勤6日超えチェックマーク

シフト表の表示変更

シフト表の表示変更.①シフト表のスタイル変更

シフト表の左上にある「A|B」ボタンを押すと、シフト表のスタイルが切り替わります。
A:標準スタイル B:記号スタイル

Aでは日付が「よこ」に並び、Bでは日付が「たて」に並びます。

シフト表のテンプレート

シフト表の表示変更.②シフト表のセル内に実働時間を表示

シフト表の中身を実働時間で表示する方法です。
シフト表のセルの中には、シフト名ではなく実働時間をそのまま表示することもできます。
※シフト表の標準スタイル(A)が選択されている時のみ有効です。

シフトを実働時間で表示

シフト管理タブで、左上の 実働時間(H) アイコンをクリックします。


シフトを実働時間で表示

すると、シフト表のセル内が実働時間で表示されます。


シフトを実働時間で表示

もう一度、左上の 実働時間(H) アイコンをクリックします。


シフトを実働時間で表示

するとシフト名の表示に戻ります。


シフトを実働時間で表示

ちなみに実働時間で表示させた状態でシフト表を印刷すると、そのまま実働時間で印刷されます。


シフト表の表示変更.③シフト表のセル幅を広げる

シフト表の幅は広げることができます。
時刻を入力した場合や、希望メモの文字数が多いときに便利です。
※シフト表の標準スタイル(A)が選択されている時のみ有効です。

シフト表のセル幅を広げる

時刻を直接入力した場合、通常のセル幅では末尾が切れてしまいます。


シフト表のセル幅を広げる

そんな時は「幅を広げる」アイコンをクリックします。


シフト表のセル幅を広げる

すると幅が広がって時刻がすべて表示されます。


シフト表の表示変更.④シフトの合計欄の切り替え

シフト表の合計欄をクリックすると、それぞれ集計対象を切り替えられます。

日ごとの合計: 合計 をクリックすると、日ごとの合計が切り替わります。 
出勤人数 → 実働時間 → シフト で繰り返します。
合計の切り替え

スタッフごとの合計:日付欄の合計 をクリックすると、スタッフの合計が切り替わります。
合計の切り替え

シフト表の印刷

月間シフト表は、シフト管理表の右上にある シフト表の印刷 ボタンから印刷できます。
シフト表の印刷 

シフト表の印刷.①モノクロ・カラー選択

シフト表の色 

月間シフト表の印刷時、モノクロ・カラーが選択できます。


シフト表モノクロ 
(モノクロでのプレビュー)

モノクロ・カラーを指定した結果は、印刷前にプレビュー画面で確認できます。


シフト表の印刷.②シフト表(A)標準スタイル

シフトの名前を3文字表記したシフト勤務表です。
アプリの標準的なスタイルで、どんな現場にもマッチするテンプレートです。

シフト勤務表(テンプレートA)

シフト表の印刷.③シフト表(B)記号スタイル

シフトの名前を1文字で表したシフト勤務表です。スーパーマーケットやショップなど、出勤日をシンプルに表現したい場合に便利です。
シフト勤務表(テンプレートB)