勤務管理ツール

スタッフの勤務時間や日数を勤務管理表として表示

勤務管理表ではすべてのスタッフさんの労働時間の合計が1ヶ月単位で表示されます。
シフトの時間がそのまま「働いた時間」として計算されるので、変更が必要な場合はシフト表(または出勤簿)を変更します。

勤務時間の集計


画面の解説

①期間選択

ツールバーの「全週」~「6週」をクリックすると、計算対象の週を切り替えられます。
「6週」横のコンボボックスで日付を指定すると、日付単位での絞り込めます。

計算対象とする期間の変更

②印刷とプレビュー

勤怠管理表の内容は、スタッフさんごとにそれぞれ「勤務報告書」として印刷できます。
また、勤務管理表の内容をそのまま印刷することもできます。

勤務管理の印刷

一括印刷
勤務報告書を一括で印刷します。
印字オプション
勤務報告書の定型文を設定します。
表示項目
一覧印刷時に表示する項目を選びます。


③ランキング・CSV出力

ツールバー右側には、勤務管理の印刷・出力ボタンとランキングボタンがついています。
ランキングボタンでは、誰がどのシフトを受け持ったかをランキング形式で表示されます。
出力ボタンからは、勤務管理の一覧をCSV(エクセルで扱える形式)でファイルに出力できます。

ランキングと印刷出力

④氏名と出勤簿の編集・印刷

氏名には、スタッフリストのニックネームではなく、「氏名・部門・ローテーション」の「氏名」が表示されます。出勤簿は勤務実績を記録する大切な書類なので、正式な名前を利用するためです。
氏名の横には、出勤簿ツールを起動したり個別に印刷するアイコンが並んでいます。

ランキングと印刷出力

⑤勤務日数・実働時間

「勤務日数」には、勤務した日数、「実働時間」には休憩時間を差し引いた時間数が計算されます。
何をもって「勤務した日数」とするかですが...当アプリでは「実働時間」が1分以上あることと定義しています。
勤務日数と実働時間

⑥勤務区分のカウント

「休出~外出」には、それぞれ入力された勤務区分の数(日数)がカウントされます。
勤務区分の入力はシフト管理ツール出勤簿ツールから行えます。

 勤務区分のカウント

⑦通常勤務(実働)時間

「通常」には実働時間が計算されます。残業にも休日労働にも該当しない労働時間の合計です。

 通常の勤務時間

⑧時間外労働の計算

法定内残業、時間外、休日労働」欄には、時間外労働や休日労働時間が集計されます。
「深夜、早朝」欄には、深夜・早朝設定の範囲に該当する時間が集計されます。

  時間外労働の集計

 

勤務実績表の編集

勤務管理ツール.①勤務実績表の入力

勤務実績表には、シフト表の内容がそのまま反映されるので、とくに入力の必要はありません。
ただし、シフトに変更があった場合は、「シフト表」や「出勤簿」にて内容の変更を行います。

シフト表の全体を見ながら編集するときは「シフト管理ツール」や「時間チャート画面」、
スタッフごとに編集したいときは「出勤簿ツール」で編集します。

勤務時間の集計


勤務管理ツール.②予定と実績をわける方法

 当アプリでは「シフトの時間=勤務実績の時間」なので、実績を入力する場所はありません。
 しかし、時刻を直接入力できる機能を使って、予定と実施を分けることを実現する方法があります。

基本はシフトパターンを当てると、時刻には割り当てられたシフトパターンの時刻が自動でセットされます。それが、出勤簿画面などに出てくる、「開始時刻」「終了時刻」です。

スタッフのタイムカード
  
そして、「実働時間」や「残業時間」の計算は、シフトパターンの時刻ではなく、「開始時刻」「終了時刻」が優先されます。
その特徴を利用して、開始終了時刻に実際に働いた時刻を入力する、という使い方になります。
 
最初、「開始時刻」「終了時刻」には割り当てられたシフトパターンの時刻が入っていますが、そこに、実際に勤務した時刻を入れます。

そうすると、「シフト」は「予定」、「開始時刻」「終了時刻」は実際の勤務時間、として分けて考えることができます。

出勤簿の印刷

出勤簿の印刷.①出勤簿をひとりずつ印刷

1.勤務管理表で、対象スタッフの印刷アイコンをクリックします。
勤務報告書(出勤簿)

2.印刷プレビューが表示されるので「印刷実行」をクリックすればOKです。
勤務報告書(出勤簿)

出勤簿の印刷.②出勤簿を一括で印刷

1.ひとりずつの印刷が面倒な場合は、「一括印刷」をクリックします。
勤務報告書(出勤簿)

2.スタッフがリストアップされるのでチェックを付けて、「次へ」をクリックします。
勤務報告書(出勤簿)

3.印刷枚数分のプレビューが表示されるので「印刷実行」をクリックします。
勤務報告書(出勤簿)


データ出力

勤務管理表のデータはCSV形式で出力できます。
他のソフトで取り込んだり、エクセルで集計をしたい場合にご利用ください。

データ出力.①勤務実績表のCSV出力

1.勤務管理タブの右上の「CSV」ボタンをクリックします。
勤務集計一覧CSVデータ

2.ファイル名を入力して「保存」ボタンをクリックします。
勤務集計一覧CSVデータ

3.完了メッセージの「OK」ボタンをクリックします。
勤務集計一覧CSVデータ

4. 保存先のフォルダにCSVファイルが作成されています。
勤務集計一覧CSVデータ

5.エクセルで開くと下図のようにセルにデータが埋め込まれた形で表示されます。[#of42e3c2]
勤務集計一覧CSVデータ

6.メモ帳で開くと下図のようにカンマ「,」区切りで表示されます。
勤務集計一覧CSVデータ

データ出力.②他ソフトへの勤務実績データ連携について

 当アプリで出力できる勤務実績データの形式は「CSV形式」です。
CSV形式とは、一般的な給与管理ソフトに渡すことができる形式です。
ただし、データの並び順や規則性によっては、連携先のソフトで取り込みができません。
 データ連携をご希望の際は、まず、当アプリで出力した勤務実績データを使って給与管理ソフトの会社様にご相談ください。
 その上で何かしら問題がありましたら、必ずご購入の前に当方までお問合せください。